【GAS】チェックボックスで完了通知メール自動送信

日々の業務で発生する、進捗管理やタスク完了の報告。手作業で行っていませんか？

Google Apps Script（GAS）を使えば、スプレッドシートのチェックボックス操作だけで、完了通知メールを自動送信できます。

この記事では、GAS メール送信、GAS スプレッドシート連携の具体的な活用事例、そしてGASで実現できるその他の業務効率化について解説します。

Contents

GAS活用事例：チェックボックス一つで完了通知
- スプレッドシートと連携した自動化
- スクリプトの仕組み
【応用編】チェックボックスで完了通知メール自動送信
その他の業務効率化事例
- Googleカレンダーとの連携
- 外部APIとの連携

GAS活用事例：チェックボックス一つで完了通知

GASを活用した業務効率化の具体例として、スプレッドシートのチェックボックス操作で完了通知メールを自動送信する方法を紹介します。GAS メール送信とGAS スプレッドシート連携の連携により、手作業を削減し、業務効率を向上させます。

スプレッドシートと連携した自動化

例えば、タスク管理にスプレッドシートを使用しているとします。GASを使えば、特定の列のチェックボックスがオンになった際に、完了通知メールを自動送信できます【GAS メール送信】。

function onEdit(e) {
  if (!e) {
    // 手動実行を防止
    return;
  }

  const sheet = e.source.getActiveSheet();
  const sheetName = "*********"; // 対象シート名

  // シート名が「*********」であることを確認
  if (sheet.getName() !== sheetName) {
    return; // 対象シートでなければ終了
  }

  const range = e.range;
  const checkBoxColumn = 1; // A列（1列目）
  const emailColumn = 4; // D列（4列目）

  // 編集されたのがA列かどうかをチェック
  if (range.getColumn() === checkBoxColumn) {
    const row = range.getRow();
    const newValue = range.getValue();
    const oldValue = e.oldValue;

    // チェックボックスに新たにチェックが入ったかどうかを確認
    if (newValue === true && oldValue !== true) {
      const email = sheet.getRange(row, emailColumn).getValue();

      const subject = "完了通知";
      const body = "お疲れ様です。○○営業部の○○です。\nアカウント設定が完了しました。\nよろしくお願いします。";

      if (email && isValidEmail(email)) {
        MailApp.sendEmail(email, subject, body);
      } else {
        // ポップアップを表示するためのカスタム関数を実行
        const ui = SpreadsheetApp.getUi();
        ui.alert(`Row ${row} には有効なメールアドレスがありません`);
      }
    }
  }
}

function isValidEmail(email) {
  // 正規表現を使用してメールアドレスの形式を検証する
  const emailRegex = /^[^\s@]+@[^\s@]+\.[^\s@]+$/;
  return emailRegex.test(email);
}

スクリプトの仕組み

上記のスクリプトは、スプレッドシートが編集された際に実行されます（onEditトリガー）。編集されたセルがチェックボックスの列で、かつチェックボックスがオンになった場合、指定された列からメールアドレスを取得し、完了通知メールを送信します。

【応用編】チェックボックスで完了通知メール自動送信

GASを使った完了通知メール自動送信の応用編として、すでにチェックが入っているデータは実行させない、メールアドレスが有効かどうかのチェック、他のカラムのデータをメール本文に加える方法を紹介します。

既にチェックが入っているデータは実行させない

e.oldValue を使って、編集前の値がtrue（チェック済み）でなければメール送信するようにします。

function onEdit(e) {
  // ... (前のコードと同じ)


　// 編集されたのがA列かどうかをチェック
  　if (range.getColumn() === checkBoxColumn) {
    const row = range.getRow();
    const newValue = range.getValue();
    const oldValue = e.oldValue;


　// チェックボックスに新たにチェックが入ったかどうかを確認
    if (newValue === true && oldValue !== true) {
      const email = sheet.getRange(row, emailColumn).getValue();

      const subject = "完了通知";
      const body = "お疲れ様です。○○営業部の○○です。\nアカウント設定が完了しました。\nよろしくお願いします。";

    }

メールアドレスが有効かどうかのチェック

isValidEmail 関数でメールアドレスの形式をチェックし、有効な場合のみメールを送信します。無効な場合は、SpreadsheetApp.getUi().alert() を使ってポップアップでエラーメッセージを表示します。

function onEdit(e) {
  // ... (前のコードと同じ)


if (notifyEmail && isValidEmail(notifyEmail) && targetEmail && isValidEmail(targetEmail)) {
        MailApp.sendEmail(notifyEmail, subject, body);
      } else {
        const ui = SpreadsheetApp.getUi();
        ui.alert(`Row ${row} には有効なメールアドレスがありません`);
      }
    }
  }
}

/**
 * メールアドレスの形式を検証する関数
 */
function isValidEmail(email) {
  const emailRegex = /^[^\s@]+@[^\s@]+\.[^\s@]+$/;
  return emailRegex.test(email);
}

他のカラムのデータをメール本文に加える

「～完了しました。」だけだと通知メールとはいえ、どこか味気ない内容になります。他の列から取得したデータ（例：期限）をメール本文に含めることができます。

function onEdit(e) {
  // ... (前のコードと同じ)

  const dueDate = sheet.getRange(row, 3).getValue(); // 期限の列を指定
  const body = `タスク「${taskName}」（期限：${dueDate}）が完了しました。`;

  // ... (メール送信処理)
}